Parapheur électronique, e-parapheur

Visas et signatures en 1 clic,

Mettez sous contrôle vos processus de validation et signature de documents

Améliorer et sécuriser les circuits de validation de vos documents

Où en est tel document dans le circuit des visas ? A-t-il été signé ? Où se trouve le parapheur ? quels sont les signataires ?

Autant de questions que vous vous êtes certainement posées !

Gagnez en efficacité, en sécurité, grâce à un parapheur électronique pour viser et signer l’ensemble de vos documents (contrats, congés, gestion des achats, marchés, notes internes, courriers…).

Icone horloge.

Gagnez
en efficacité,
visez et signez vos documents
en 1 clic

  • Chaque document peut être inséré dans un parapheur électronique
  • Chaque destinataire peut viser le document, l’annoter ou le rejeter
  • Relance sur les échéances
  • Signature électronique du document
Icone avec flèche.

Réduire l’impact
sur les activités
grâce à la dématérialisation du parapheur

  • Aucune circulation papier, aucune copie papier
  • Vous intervenez dans le parapheur dès que vous êtes notifié
  • Aucune perte d’information
  • Recherche facilité
Icone sonnette.

Sécurisation et traçabilité
du processus des visas et de signature
grâce à un workflow

  • Chaque gestionnaire peut définir des modèles de parapheurs
  • Les documents circulent selon les modèles
  • Les visas sont tracés
  • Les documents sont signés via une signature à valeur probante

Pourquoi choisir un parapheur électronique ?

Un parapheur électronique avec workflow de documents est destiné à remplacer le parapheur cartonné que nous connaissons tous ou à remplacer les circuits papiers traditionnels. Entièrement accessible par navigateur internet, il est constitué de bannettes numériques (liste à faire) dans lesquelles les documents en attente de validation ou de signature sont présentés à l’utilisateur. Des circuits de validations sont préalablement établis par l’administrateur fonctionnel. Ces circuits de visas peuvent être hiérarchiques ou bien déterminés par l’utilisateur afin qu’il puisse choisir l’ensemble des intervenants dans le circuit de validation et de signature.

Ainsi, un parapheur électronique ou e parapheur appelé parfois aussi parapheur numérique permet de dématérialiser l’intégralité des circuits de visa et de signature de documents.

Un parapheur électronique, comment ça marche ?

  • Pour commencer, ouvrir un parapheur

    Vous choisissez un parapheur configuré ou bien vous créez votre propre circuit de visas et signatures

  • Puis, insérer les documents

    Vous pouvez déposer par glisser/déposer un ou plusieurs documents ainsi que des annexes

  • Il suffit ensuite de selectionner des viseurs et signataires et c'est parti

    En fonction de votre type de parapheur, sélectionner un ou plusieurs viseurs ainsi qu'un signataire.

  • En 1 clic, vous suivez l'état d'avancement des visas et signature

    Vous pouvez suivre chaque étape d'avancement du parapheur jusqu'à la signature

  • Chaque intervenant est notifié par mail

    Dès qu'un viseur ou un signataire doit intervenir, il est notifié par messagerie. Si il y a rejet, vous êtes aussi infomé.

Pourquoi utiliser un parapheur de signature, pour quels bénéfices ?

  • Les délais de visas et de signatures sont raccourcis
  • IL n’est plus nécessaire d’être présent physiquement : vous pouvez validez et ou signez à distance
  • L’optimisation du suivi des flux
  • La sécurisation du processus en fonction de vos règles de validation et de signature
  • La traçabilité des visas et des signatures au travers une fiche de circulation
  • La signature à valeur probante via un certificat
  • La réduction des impressions, solution 100% numérique
  • Le stockage des documents signés dans un logiciel de GED
  • Prendre le relai d’un logiciel courrier pour la signature des courriers sortants

Le parapheur électronique propose des fonctions avancées comme :

  • La transmission automatique ou assistée aux bons intervenants
  • La prise en charge de règles de gestion (en fonction d’un montant, d’un type de document, d’une urgence, …)
  • La traçabilité des échanges et des documents
  • La gestion de délégations ou de suppléances (cas d’absence plus ou moins prolongée)
  • Le droit de remord afin de revenir sur une décision
  • Des fonctions d’annotation directement sur le document ou bien sous forme de post-it dans un formulaire afin de suivre un fil de discussion entre les différents intervenants
  • Des tableaux de bord de suivi permettant de connaître immédiatement le statut des différents parapheurs en cours, les intervenants
  • Des fonctions de notification par messagerie afin d’informer les utilisateurs soit sur l’état d’avancement de leur parapheur soit sur une action à réaliser
  • La signature électronique à valeur probante

A l’issue de ces différentes étapes de visas et/ou de signature le document pourra être stocké et archivé en Gestion Electronique de Documents (GED) ou diffusé sur un portail sécurisé.

Un e-parapheur, pour quels cas d’usage ?

Le champ d’application d’un parapheur est large. En effet peu importe la direction, le service dans lequel vous travaillez, peu importe votre fonction et votre type d’organisation (Mairie, Agglomération, Conseil départemental ou toute autre institution publique ou privée). Le parapheur électronique est une solution pour chaque collaborateur de votre organisation et ce pour les différents types de documents qui sont amenés à être visés ou signés, comme par exemple : des notes internes, des contrats, des arrêtés, des commandes, …

Une solution 100% personnalisable

Workey Paraph est une solution 100% personnalisable. Développée à l’aide du logiciel de BPM Workey, les processus implémentées sont entièrement personnalisables, tant au niveau des types de circuit,  des méta-données, des tableaux de bord. Ainsi, vous pouvez disposer d’une application conforme à l’ensemble de vos exigences sans aucun développement (approche low code).

Workey Paraph, solution de visas et signature pour l’ensemble de vos documents

Workey Paraph permet de réaliser des circuit de validation de document afin de les viser. Chaque intervenant est notifié et dispose d’une liste à faire afin de pouvoir visualiser l’ensemble des documents sur lesquels il doit agir.

Lors de la phase de visa, l’interface web utilisateur permet :

  • de visualiser le ou les documents à viser
  • d’annoter, de modifier (si les droits ont été donnés) les documents directement depuis l’interface web
  • d’ajouter des commentaires afin d’obtenir un fil de discussion entre les différents intervenants
  • de valider ou rejeter le document

Le gestionnaire du parapheur peut suivre l’état d’avancement des visas à l’aide d’un tableau de bord.

Coordonnées

Icone de localisation.

LOCALISATION
C-Log International
2/4 rue du centre
93160 Noisy Le Grand

Icone téléphone.

CONTACT
Téléphone et Fax
Tél : 01 55 85 11 95
Fax : 01 55 85 11 90

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