Parapheur électronique, e-parapheur pour vos documents

Visas et signatures en 1 clic,

Mettez sous contrôle vos processus de validation et signature de documents

Améliorer et sécuriser les circuits de validation et de signature de vos documents avec un parapheur éléctronique

Où en est tel document dans le circuit de validation et de signature ? A-t-il été signé ? Où se trouve le parapheur ? quels sont les signataires ?

Autant de questions que vous vous êtes certainement posées !

Gagnez en efficacité, en sécurité, grâce à un parapheur électronique pour viser et signer l’ensemble de vos documents (contrats, congés, gestion des achats, marchés, notes internes, courriers…).

Optez pour un parapheur numérique et lancez vous dans un processus de dématérialisation de vos documents au travers des circuits de validation et de signature.

Icone horloge.

Gagnez
en efficacité,
visez et signez vos documents
en 1 clic avec un parapheur numérique

  • Chaque document peut être inséré dans un parapheur électronique
  • Chaque destinataire peut viser, signer le document, l’annoter ou le rejeter
  • Relance sur les échéances
  • Signature électronique du document
Icone avec flèche.

Réduire l’impact
sur les activités
grâce à la dématérialisation du parapheur

  • Aucune circulation papier, aucune copie de votre document papier
  • Vous intervenez dans le parapheur électronique dès que vous êtes notifié
  • Aucune perte d’information
  • Recherche facilité des documents
Icone sonnette.

Sécurisation et traçabilité
du processus de validation et de signature électronique
grâce à un workflow

  • Chaque gestionnaire peut définir des modèles de parapheurs
  • Les documents circulent selon les modèles
  • Les visas sont tracés au sein du parapheur électronique
  • Les documents sont signés via une signature électronique à valeur probante afin de garantir l’intégrité du document
  • Même valeur juridique
  • parapheur electronique

Quelle est l’utilité d’un parapheur numérique ?

Un parapheur électronique avec workflow de documents est destiné à remplacer le parapheur cartonné que nous connaissons tous ou à remplacer les circuits papiers traditionnels. Entièrement accessible par navigateur internet, il est constitué de bannettes numériques (liste à faire) dans lesquelles les documents en attente de validation ou de signature électronique sont présentés à l’utilisateur. Des circuits de validation sont préalablement établis par l’administrateur fonctionnel. Ces circuits de visas peuvent être hiérarchiques ou bien déterminés par l’utilisateur afin qu’il puisse choisir l’ensemble des intervenants dans le circuit de validation et de signature.

Ainsi, un parapheur électronique ou e parapheur appelé parfois aussi parapheur numérique permet de dématérialiser l’intégralité des circuits de visa et de signature de documents. Cela sécurise vos flux documentaires ou processus métier.

Le processus de validation et de signature électronique des documents est donc intégralement digitalisé, sécurisé et tracé au sein du parapheur numérique. Que vous soyez au bureau, nomade ou à distance, la solution cloud (SAAS) du parapheur électronique permet de viser les documents depuis n’importe où.

Parapheur électronique, tout comprendre en 2 mn !

Un parapheur électronique, comment ça marche ?

  • Pour commencer, ouvrir un parapheur

    Vous choisissez un parapheur configuré ou bien vous créez votre propre circuit de visas et signatures

  • Puis, insérer les documents à signer

    Vous pouvez déposer par glisser/déposer un ou plusieurs documents ainsi que des annexes

  • Il suffit ensuite de sélectionner des viseurs et signataires et c'est parti

    En fonction de votre type de parapheur, sélectionner un ou plusieurs viseurs ainsi qu'un signataire.

  • En 1 clic, vous suivez l'état d'avancement des visas et signature

    Vous pouvez suivre chaque étape d'avancement du parapheur jusqu'à la signature électronique

  • Chaque intervenant est notifié par mail soit pour valider soit pour signer

    Dès qu'un viseur ou un signataire doit intervenir, il est notifié par messagerie. Si il y a rejet, vous êtes aussi informé.

Pourquoi viser et signer électroniquement les documents, pour quels bénéfices ?

  • Les délais de visas et de signatures sont raccourcis
  • Il n’est plus nécessaire d’être présent physiquement pour signer : vous pouvez valider et ou signer vos documents à distance, en télétravail par exemple ou bien lors de vos déplacements.

Ainsi vous renforcez grâce au parapheur électronique :

  • L’optimisation du suivi des flux
  • La sécurisation du processus en fonction de vos règles de validation et de signature
  • La traçabilité des visas et des signatures au travers une fiche de circulation
  • La signature à valeur probante via un certificat électronique
  • L’intégrité du document et valeur légale de la signature
  • La réduction des impressions, solution 100% numérique
  • Le stockage des documents signés dans un logiciel de GED

Enfin, le parapheur électronique peut prendre le relai d’un logiciel courrier pour la signature des courriers sortants

Le parapheur électronique propose des fonctions avancées comme :

  • La transmission automatique ou assistée aux bons intervenants
  • La prise en charge de règles de gestion (d’un type de document, d’une urgence, …)
  • La traçabilité des échanges et des documents
  • La gestion de délégations ou de suppléances (cas d’absence plus ou moins prolongée)
  • La possibilité d’ajouter une étape ad hoc en cours de circuit pour demander un avis complémentaire
  • Des fonctions d’annotation directement sur le document ou bien sous forme de post-it dans un formulaire afin de suivre un fil de discussion entre les différents intervenants
  • Des tableaux de bord de suivi permettant de connaître immédiatement le statut des différents parapheurs en cours, les intervenants
  • Des fonctions de notification par messagerie afin d’informer les utilisateurs soit sur l’état d’avancement de leur parapheur soit sur une action à réaliser
  • Des fonctions de relances en cas de retard lors de la phase de signature
  • La signature électronique à valeur probante

A l’issue de ces différentes étapes de validation et/ou de signature électronique le document pourra être :

Un e-parapheur, pour quels cas d’usage ?

Le champ d’application d’un parapheur électronique est large. En effet, peu importe la direction, le service dans lequel vous travaillez, peu importe votre fonction et votre type d’organisation (Mairie, Agglomération, Collectivité, Conseil départemental, Association ou toute autre institution publique ou privée). Le parapheur électronique est une solution pour chaque collaborateur de votre organisation et ce pour les différents types de documents qui sont amenés à être visés ou signés, comme des notes internes, des contrats, des factures, des arrêtés, des commandes, marchés publics, …

Prenons l’exemple d’une direction des ressources humaines

  • le contrat ou bien l’arrêté est déposé par glisser déposer dans le parapheur
  • un circuit de validation est directement lancé depuis un modèle déjà pré-configuré dans le parapheur pour ce type de document
  • les intervenants valident électroniquement le document et apposent leur visas
  • le signataire désigné signe numériquement le contrat
  • un suivi en temps réel permet de savoir à tout moment l’état d’avancement du parapheur et le  signataire désigné
  • une fois signé, le document contractuel peut être directement déposé dans un système de Gestion Electronique de Documents (GED) ou d’archivage

Ce principe peut s’appliquer pour l’ensemble des documents électroniques de votre organisation : bon de commande, facture, acte d’engagement, note interne, note de service, mission, frais, …

Un parapheur électronique 100% personnalisable

Le parapheur électronique est une solution 100% personnalisable. Développée à l’aide du logiciel de BPM Workey, les processus implémentées sont entièrement personnalisables, tant au niveau des types de circuit,  des méta-données, des tableaux de bord. Ainsi, vous pouvez disposer d’une application conforme à l’ensemble de vos exigences sans aucun développement (approche low code).

Workey Paraph, solution de parapheur électronique de validation et signature pour l’ensemble de vos documents

Le parapheur numérique permet de réaliser des circuits de validation de documents afin de les viser et de les signer. Chaque intervenant est notifié et dispose d’une liste à faire afin de pouvoir visualiser l’ensemble des documents sur lesquels il doit agir, soit pour viser soit pour signer.

Lors de la phase de visa, l’interface web utilisateur permet :

  • de visualiser le ou les documents à viser
  • d’annoter, de modifier (si les droits ont été donnés) les documents directement depuis l’interface web
  • d’ajouter des commentaires afin d’obtenir un fil de discussion entre les différents viseurs
  • de valider ou rejeter le document numérique

Le gestionnaire du parapheur électronique peut suivre l’état d’avancement des visas et de la signature sur les documents à l’aide d’un tableau de bord.

Un parapheur numérique propose différents niveaux de signature électronique

Pour rappel, la réglementation européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (dite réglementation eIDAS) définit trois niveaux de signature électronique :

  •   La signature électronique simple
  •   La signature électronique avancée
  •   La signature électronique qualifiée

Quels niveaux de signature utiliser dans mon parapheur  en fonction de mon usage ?

Pour disposer d’une valeur légale de la signature et du document vous devez adapter le niveau de signature en fonction du type de document.

Si vous souhaitez faire signer un document par un signataire interne à votre organisation, vous pouvez opter pour une signature simple de type « Cachet Serveur ». Le signataire ne signe pas à l’aide d’une clé cryptographique, mais c’est le certificat serveur qui va réaliser la signature avec horodatage.

Pour les documents de type acte authentique, marché public, une signature qualifiée sera requise. Dans ce cas précis, le signataire doit disposer d’une clé cryptographique, c’est à dire d’un certificat électronique qui lui servira à signer le document dans le parapheur électronique. La clé cryptographique pour la signature à valeur probante doit être demandée auprès d’une Autorité de Certification ou tiers de confiance.

Enfin, si vous souhaitez faire signer un document numérique (contrat client, prestataire, …), par un signataire externe à votre organisation. La solution de parapheur électronique permet ce niveau de signature simple avec envoi d’un mail et d’un SMS avec code PIN au destinataire afin que ce dernier puisse signer le document depuis un portail de signature. Le document, une fois signé, est intégré en automatique dans le parapheur électronique afin que ce dernier puisse suivre les étapes suivantes du circuit.

A défaut de certificat électronique, le parapheur électronique permet de proposer dans son processus, une signature manuscrite après une phase de visa électronique.

Coordonnées

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LOCALISATION
EFALIA
2/4 rue du centre
93160 Noisy Le Grand

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CONTACT
Téléphone et Fax
Tél : +33 (0)1 55 85 11 95
Fax : +33 (0)1 55 85 11 90

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