Logiciel gestion du courrier : GEC
Dématérialiser le suivi du courrier entrant et sortant
Dématérialiser le suivi du courrier entrant et sortant
Gagnez en efficacité avec un logiciel de gestion de courrier
Vous disposez d’une interface unique d’accès aux courriers à traiter. Vous pouvez annoter chaque courrier grâce à des outils collaboratifs et d’édition en ligne. La gestion du courrier sortant est automatisée ainsi que l’ensemble de la correspondance.
Réduisez vos risques opérationnels à l’aide d’une distribution sécurisée du courrier
Le suivi de la distribution est assurée par des tableaux de bord. Il est donc facile de suivre le courrier par services, par type de courrier, par urgence. Un système de signature est disponible en option pour signer les courriers sortants.
Réduisez vos charges dans le traitement du courrier
Vous supprimez les navettes de distribution et les copies de courrier. Le courrier numérique est sécurisé, géré, classé et stocké dans un référentiel unique, accessible depuis un simple navigateur.
Pourquoi choisir un logiciel
de gestion électronique du courrier entrant et sortant ?
Les difficultés d’une distribution manuelle du courrier
Chaque jour, votre entreprise ou votre organisation reçoit un volume important de courrier papier entrant comme par exemple des documents de gestion (factures fournisseurs, bons de commande…) mais aussi des retours de diverses opérations (réclamations, bulletins d’adhésion, questionnaires, enquêtes).
La gestion électronique du courrier au sein d’une organisation quel que soit sa taille et son domaine (conseil départemental, collectivité, agglomération, entreprise privée, association, …) est une activité critique qui nécessite un processus de suivi et de traitement de bout en bout. Une distribution manuelle du courrier conjuguée à une multiplication des canaux entrants (courrier papier, mail, formulaire, téléphone, …) est source d’erreur, d’oubli et ne permet pas un pilotage efficace du traitement. Ainsi une telle organisation manuelle au niveau du tri, de la distribution, de l’impression et de l’archivage entraîne bien souvent :
- Des pertes ou des oublis provoquant des retards
- Des erreurs de classement des documents
- Des coûts liés aux opérations manuelles de traitement, de tri et de distribution du courrier
Les enjeux d’une dématérialisation du courrier
Face à ces enjeux il devient essentiel de mettre en place une solution de Gestion Electronique de Courrier (GEC). La GEC est un système numérique qui permet de dématérialiser le courrier afin d’organiser et gérer les courriers physiques reçus (et des informations s’y rattachant) au sein d’une organisation.
Avec Workey GEC vous disposez d’une application simple et intuitive qui va faciliter le quotidien des utilisateurs dans la distribution, le traitement et le pilotage de l’ensemble des courriers entrants et sortants et ce quel que soit la source et le format. Le workflow de distribution du courrier entrant va s’appliquer selon votre organigramme. Chaque service est informé et peut traiter le courrier plus facilement. La solution propose des automatismes afin de pouvoir, par exemple, générer directement un courrier réponse sortant à l’aide de modèles.
- Des coûts liés aux opérations manuelles de traitement, de tri et de distribution du courrier
Des fonctionnalités riches de traitement et suivi du courrier entrant et sortant
- Capture des différents flux documentaires : Papier, Email, Formulaire, Téléphone
- Indexation des courriers afin de réaliser des recherches multi critères
- Workflow personnalisable de distribution des courriers entre les différents services et ce éventuellement en fonction de leur nature, type, urgence, …
- Sécurisation des accès
- Tableau de bord de suivi afin de connaître en temps réel le statut du courrier, sa localisation dans l’organisation (direction, service, …)
- Gestion d’une base de contacts (création, mise à jour, recherche)
- Gestion des annotations sur le courrier
- Publipostage à partir de modèle pour établir un courrier réponse
- Édition, modification, validation en ligne du courrier réponse
- Classement du courrier en GED pour archivage, selon votre plan de classement
- Signature du courrier sortant via un parapheur
- Statistique graphique de pilotage de l’ensemble des courriers (par catégorie, statut, urgence, …)
Un suivi et un pilotage des courriers
Workey GEC offre un suivi en temps réel de l’ensemble des dossiers aussi bien par service, par degré d’urgence, par nature, par échéance afin de renforcer la relation avec les usagers, les clients.
Les procédures internes de gestion des courriers sont respectées dans la distribution mais aussi dans l’élaboration des réponses afin de réduire les risques opérationnels. Les circuits de workflow sont intégralement personnalisables via un outil graphique de définition des processus;
Grâce à Workey GEC, vous avez un gain de temps et de productivité afin d’orienter les utilisateurs sur des tâches à valeur ajoutée dans leur traitement quotidien des courriers entrants.
Workey GEC vous présente des indicateurs et des tableaux de bord, qui vous renseignent en temps-réel sur le processus de gestion du courrier.
En un seul clic vous obtenez le niveau d’avancement de chaque dossier et quelles sont les informations manquantes ou les prochaines étapes pour le clôturer efficacement :
- Quels sont les courriers en attente d’instruction, de réponse ?
- Quels sont les courriers sensibles qu’il faut traiter en priorité ?
- Comment faire avancer tel dossier ?
- Statistiques et comparatifs sur différentes directions, services, nature de courrier, etc.
Une solution de gestion électronique du courrier personnalisable afin de répondre à l’ensemble de vos exigences
Workey GEC est une solution qui intègre un moteur puissant de workflow et un logiciel de GED pour stocker l’ensemble des courriers. Tous les éléments de la solution sont personnalisables sans aucun développement :
- Tableau de bord
- Workflow de distribution
- Workflow de traitement
- Formulaires de saisie des informations concernant les méta-données des courriers
- Statistiques de suivi
- Version gratuite
Une solution de gestion du courrier pour de nombreux bénéfices
La GEC ne se réduit pas à une simple numérisation du courrier mais constitue bien une application métier qui s’intègre au sein de votre écosystème. Une gestion électronique du courrier (GEC) apporte de nombreux bénéfices qui seront immédiatement perceptibles par vos collaborateurs et ce aux différents niveaux de votre organisation :
Bénéfices
pour les utilisateurs
pour les utilisateurs
- Une interface unique d’accès aux courriers à traiter
- Une productivité accrue dans le cycle de traitement de la réponse grâce à des outils collaboratifs
- Bannette électronique pour lister le courrier à traiter
- Un classement du courrier facilité en GED
- Une recherche simplifiée afin de répondre rapidement à un usager
Bénéfices
pour le service courrier
pour le service courrier
- Suppression des navettes de distribution de courrier
- Suppression des copies de courrier
- Gain de temps et de productivité pour une meilleure relation usager
- Tableau de bord de suivi service par service pour une traçabilité renforcée
- Respect des délais contractuels pour une
réduction des risques opérationnels - Respect de la confidentialité par un accès
sécurisé
Bénéfices
pour la DSI
pour la DSI
- Une solution immédiatement disponible
- Un déploiement simple grâce à une interface 100% web
- Une solution personnalisable sans aucun développement
- Le respect des standards du marché (Ldap, SGBD, HTML5, SMTP, …)
Bénéfices
pour la DG
pour la DG
- Un suivi en temps réel de l’ensemble des dossiers aussi bien par service, par degré d’urgence, par nature, par échéance afin de renforcer la relation avec les usagers, les clients
- Le respect des procédures internes dans la distribution du courrier et l’élaboration des réponses afin de réduire les risques opérationnels
- Un gain de temps et de productivité afin d’orienter les utilisateurs sur des tâches à valeur ajoutée
Replay Webinar logiciel GEC : La dématérialisation du courrier, bénéfices et solutions.
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