Contract Management

Définition du contract management – Gestion des contrats

Le contract management permet de gérer de bout en bout tout le cycle de vie d’un contrat. A savoir, depuis la création jusqu’à l’exécution, en passant par les étapes de négociation, signature et stockage. Le contract management devient stratégique pour les entreprises et ce à différents niveaux.

Sur un plan financier : Gérer correctement ses contrats est devenu incontournable pour optimiser la rentabilité d’une entreprise

Sur un plan juridique : Se protéger des risques juridiques et financiers, notamment lorsque le volume de contrats signés devient important.

Ainsi, d’un point de vue opérationnel, le Contract Management répond aux enjeux de performance d’une entreprise.

Les bénéfices du contract management :

• Sécuriser le processus de création et validation du contrat conformément à vos règles de gestion
• Donner une visibilité sur l’état d’avancement et l’exécution du contrat par rapport aux engagements réciproques de chaque partie prenante
• Mesurer les écarts entre entre d’une part les engagements contractuels et la réalité du terrain d’autre part
• Piloter le contrat et suivre les différentes alertes

Le contract management doit intégrer systématiquement :

• La gestion du cycle de vie du contrat : création, négociation, validation, signature, exécution/mesure, clôture;
• La gestion et le pilotage de la relation avec les tiers : (fournisseurs, clients, partenaires, sous-traitants et autorités administratives);
• La gestion des résultats du contrat, en termes de coûts, de performance, de qualité et de délais;
• La gestion des écarts par rapport aux engagements contractuels;

Piloter et suivre les contrats

La digitalisation du processus de contract management est une des clés pour vous permettre de piloter vos contrats client, fournisseur, partenaire.

Les solutions digitales de contract management permettent de gérer simplement et en toute sécurité toutes les étapes du cycle de vie d’un contrat grâce à des fonctionnalités d’aide à la création, de validation (workflow), de signature électronique, de rappels automatiques, de suivi des engagements contractuels.

Depuis une interface unique le contract manager sera en mesure de piloter l’ensemble des contrats. Fini, le partage de documents Word sur un espace réseau, les relances manuelles par mail afin d’obtenir une validation, les envoies postaux pour obtenir une signature, le suivi de l’exécution via un tableau Excel. Les outils bureautiques trouvent vite leurs limites dès que le volume de contrats devient important.

Dématérialiser les contrats

Une solution digitale de contract management vous apporte les fonctions suivantes :

• Création d’un contrat à partir d’un modèle
• Pré-saisie automatique des informations contractuelles à partir de méta-données
• Edition en ligne du contrat / modification / annotation / correction
• Validation du contrat via un workflow intégralement personnalisable
• Signature électronique du contrat
• Suivi de l’exécution du contrat :
  • rappel automatique sur les jalons : engagements contractuels / livrables
  • mesure des écarts
• pilotage et reporting
  • typologie des contrats
  • montant des engagements

Pour en savoir plus sur la gestion de contrat fournisseur

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