Gestion de contrat fournisseur

Enregistrez et suivez vos contrats
… et ne ratez plus vos échéances

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Pourquoi choisir un logiciel
de gestion de contrat ?

La gestion et le suivi papier des contrats est une activité chronophage et à risque pour une entreprise. Cela se traduit par de l’inefficacité, un coût élevé de gestion des documents contractuels, une non standardisation des processus de signature, des contrats renouvelés chaque année à tort. Le suivi des différents fournisseurs, partenaires et prestataires liés à vos contrats nécessite une attention régulière tout le long du cycle de vie du contrat (Contract Management) et ce quelque soit le type de contrat (maintenance, bail, téléphonie, location, prestataire, …).

Les outils bureautiques pour la gestion des contrats trouvent vite leurs limites, car le suivi est très difficile aussi bien au niveau des échéances, des alertes et surtout des engagements. N’oublions pas, un contrat vit. En effet ce sont des documents qui vont évoluer tout au long de leur vie et qui méritent d’être gérés de la date d’effet du contrat à son échéance, afin de suivre l’ensemble des engagements, les obligations du contrat et ses objectifs. La gestion des contrats ne doit pas rester le parent pauvre du numérique. La question ne se pose plus pour le suivi des clients. Qui oserait remettre en cause l’intérêt d’un CRM ! Alors les contrats fournisseurs méritent d’être gérés par une solution dédiée et non plus par un simple tableur. Passez à la dématérialisation de vos contrats à l’aide d’une solution facile à utiliser, riche fonctionnellement, rapide à mettre en oeuvre.

Image workey manager vous aide au quotidien à la gestion de vos contrats.
Icone de documents avec deux personnes.

Pourquoi un logiciel de gestion des contrats fournisseurs va vous aider dans votre travail quotidien

Grâce à cette application de gestion des contrats vous allez pouvoir :

  • Initier un nouveau contrat à l’aide d’un formulaire
  • Le faire valider via un circuit d’approbation par un service juridique ou tout autre service de votre entreprise
  • Être alerté sur les échéances (tacite reconduction, …)
  • Suivre et être alerté sur les engagements contractuels
  • Gérer les informations contractuelles
  • Suivre les factures
  • Dupliquer un contrat afin de faciliter sa saisie
  • Créer des avenants
  • Résilier le contrat
  • Appliquer une politique de gestion des achats

De l’initialisation à la signature, l’ensemble des étapes du processus de gestion des contrats est tracé.

Pourquoi disposer d’une contrathéque dématérialisée ?

Vous allez pouvoir créer, suivre piloter l’ensemble de vos contrats. Différents tableaux de bord vous permettent d’avoir un suivi de vos contrats en cours (entreprise par entreprise du groupe ou service par service) et de disposer d’un échéancier de facturation et des dates d’échéances. Avec notre solution de gestion des contrats vous ne ratez plus vos échéances de renouvellement. Vous allez pouvoir définir les différents jalons contractuels de vos contrats à savoir les engagements de vos fournisseurs. Ainsi dès que l’échéance du jalon arrive, vous pourrez valider ce jalon, le reporter ou bien le rejeter. Pour chaque contrat vous disposez d’un tableau bord avec l’ensemble des engagements contractuels avec leur échéance, leur statut. La revue du contrat est donc simplifiée. Lors de vos négociations avec vos fournisseurs vous disposerez d’éléments factuels vous permettant de mesurer les écarts entre les engagements contractuels prévus et réalisés. Le contrat est un document vivant, qu’il faut suivre et gérer facilement.

Image d'un calendrier tenu par deux personnes.

Un logiciel de gestion des contrats 100% personnalisable

Workey Contract Management est une solution de gestion des contrats 100% personnalisable. Développée à l’aide du logiciel de BPM Workey, Workey Contract Management est entièrement personnalisable. Le processus de validation du contrat est 100% personnalisable via un outil graphique de modélisation des procédures.  Le formulaire permettant la saisie des informations du contrat est aussi intégralement personnalisable, tout comme les tableaux de bord. Ainsi, vous pouvez disposer d’une application conforme à l’ensemble de vos exigences sans aucun développement.

Une contrathéque à jour

Tous vos contrats sont disponibles en un seul clic (contrats fournisseurs, sous-traitants, contrats de maintenance, contrat de téléphonie,..). Vous allez pouvoir suivre les engagements et les objectifs de vos contrats selon les différents jalons prévus. Chaque contrat va être dématérialisé à l’aide d’un formulaire qui va vous permettre de renseigner les caractéristiques du contrat comme le fournisseur, la catégorie du contrat, la date de signature, la date d’effet, le type de contrat (durée déterminée, tacite reconduction, …), durée du contrat, montant des échéances, …

Des listes déroulantes facilitent la saisie et l’homogénéité des contrats. Chaque contrat suit un cycle de rédaction, validation, publication dans la contrathèque. Fini les échanges par mail ! Un workflow de validation est proposé par la solution afin de suivre facilement l’état d’avancement du contrat.

 

Capture d'écran des contrats fournisseurs.
Capture d'écran des contrats fournisseurs.

Une vision 360° de vos contrats

La solution propose différents tableaux de bord de suivi de l’ensemble de vos contrats fournisseurs. Fini la consolidation à l’aide d’un tableur ! Vous allez pouvoir disposer en un seul clic de la ventilation de vos contrats par fournisseur, par catégorie, par statut … Chaque engagement, objectif du contrat est inscrit dans la contrathèque, ce qui vous permet d’être alerté à chaque jalon. Un tableau de bord de suivi des jalons facilite l’identification des contrats et donc des fournisseurs qui ne sont pas en règle par rapport aux objectifs du contrat. Vous pouvez ainsi anticiper et réduire vos risques fournisseurs dès les premières alertes.

Simple, efficace vous pilotez le cycle complet de vos contrats et vous réduisez les risques opérationnels

 

 

C’est quoi l’apport du contract management

Une fois le contrat mis en place, le contrat doit être suivi afin de s’assurer que les conditions qu’il intègre soient respectées et appliquées. C’est le rôle du contract management. Le contract management va vous apporter  un meilleur suivi de vos échéances, un meilleur suivi des engagements, un meilleur suivi de vos fournisseurs. Vous êtes alerté sur les échéances de vos contrats, les engagements contractuels. Vous ne serez plus en retard dans la négociation d’un contrat. Chaque engagement contractuel est suivi, tracé ce qui vous permet d’établir de meilleurs liens avec vos fournisseurs. Chaque année vous pourrez réaliser une revue du contrat avec votre fournisseur et attester que chaque engagement a bien été respecté dans les délais et conformément aux objectifs du contrat.

Simple, efficace vous améliorez vos relations fournisseurs qui deviennent vos partenaires.

 

 

Capture d'écran des contrats fournisseurs.

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