Processus achat purchase to pay ou procure to pay

(processus P2P)

Icone avec flèche.

La demande d’achat est dématérialisée

Icone réglage.

Le processus P2P de validation et de signature sont dématérialisés

Icone horloge.

Le rapprochement commande/facture est automatisé

Quelles sont les étapes d’un processus achat de type Purchase To Pay ?

Le terme Purchase to Pay est utilisé pour regrouper des processus liés à la gestion des achats d’une organisation publique ou privée.

Un processus Purchase to Pay (ou P2P en abrégé) couvre les différentes étapes suivantes :

  • La demande d’achat : Cette étape consiste à émettre un besoin, puis permet d’enclencher sur une procédure de validation de la demande, afin d’aboutir à la sélection d’un fournisseur
  • La commande : Une fois la demande d’achat validée, le système permet l’émission de la commande au fournisseur, la réception éventuelle d’une confirmation, et enfin la réception de la livraison (matière ou services);
  • Le traitement de la facture fournisseur : Cette étape consiste à enregistrer la facture après une lecture automatique (LAD), effectuer un rapprochement automatique avec la commande, émettre un bon à payer et ordonner le paiement dans les temps du fournisseur.

Un processus de type P2P vous permet de contrôler l’intégralité du processus d’achat, de la demande initiale jusqu’au paiement des biens ou des services reçus.

Un traitement manuel des demandes d’achat devient vite chronophage et à risque pour votre entreprise

  • Saisir une demande d’achat via un fichier Excel, un document word, ou depuis un mail, ne permet pas d’avoir un contrôle efficace sur les données.
  • Par conséquent, les circuits de validation ne sont pas toujours respectés
  • Ainsi, le suivi devient très difficile et le contrôle de gestion ne dispose d’aucune traçabilité sur les actions
  • Vous de disposez d’aucun référentiel fournisseur, achat, …
  • Enfin, le rapprochement commande/facture est très difficile (absence de numéro de commande par exemple)
  • En synthèse, de nombreuses tâches chronophages, parfois pour des petits montants

Pour améliorer la performance de votre processus achat, réduire les risques, diminuer les activités chronophages il devient essentiel de passer à la digitalisation du processus achat.

Pourquoi digitaliser le processus achat
Procure To Pay ?

  • Réduire les coûts de traitement

    Passer de 95€ par demande d'achat à moins de 20 €

  • Supprimer les achats sauvages

    Sécuriser le processus et gérer les seuils de validation

  • Automatiser le traitement des factures

    Optimiser le rapprochement commande/facture et le processus de bon à payer

  • Piloter le processus de bout en bout

    Suivez les engagements en temps réel

Réduire les coûts de traitement d’une demande d’achat

Les achats indirects représentent une quantité minime par rapport aux dépenses globales d’une entreprise, environ 5% des dépenses. En revanche les achats indirects peuvent représenter 60% du nombre total des commandes, et 75% des fournisseurs.

Ainsi, le coût moyen d’un achat « indirect » est de 95€, soit parfois un montant supérieur à l’achat lui même !

La digitalisation du processus complet achat / paiement est une des clés pour vous permettre de piloter vos achats indirects. Digitaliser les procédures d’achat permet de diminuer les coûts de traitement pour ainsi réaliser des économies, gagner du temps, suivre votre budget, diminuer les risques opérationnels et notamment le risque de fraude.

Un processus 100% digitalisé permet de ramener le coût de la commande à 19€

En finir avec les achats sauvages

Digitaliser le processus achat signifie par conséquent la fin des achats sauvages et permet de sécuriser le processus d’achat pour que vous puissiez le piloter efficacement et disposer d’une vision globale sur l’ensemble des achats de votre entreprise.

Chaque utilisateur va pouvoir faire sa demande d’achat à l’aide d’un formulaire électronique, la faire valider au travers un workflow selon son niveau d’engagement de dépense ou sa position hiérarchique, suivre son budget. Vous allez pouvoir raccrocher une demande à un contrat. Ainsi, le processus de validation de la demande a lieu avant que la commande ne soit passée, ce qui simplifie le processus de validation de la facturation.

Le service achat est en mesure de référencer des fournisseurs, éditer un bon de commande, suivre les achats par direction, par centre de coût, par fournisseur.

La réception de la commande est directement réalisée par le demandeur.

Automatiser et traiter les factures

La lecture automatique des factures permet d’automatiser son traitement en évitant des saisies chronophages. Le rapprochement commande / facture est automatique et soulage la comptabilité ainsi que l’acheteur. La facture, pour obtenir le bon à payer est directement adressée au demandeur initial. Ainsi, aucune perte de temps, la bonne information à la bonne personne au bon moment. Le processus de validation de la facture est fluide. Il n’est plus nécessaire de rechercher désespérément la personne en charge de valider la facture ou bien de le relancer par mail. Le service financier dispose de tableaux de bord lui permettant de suivre en temps réel chaque facture, leur statut, les éventuels litiges.

Pilotage complet du processus P2P

Que vous soyez manager, acheteur, comptable vous pouvez suivre l’ensemble des engagements en 1 clic. Les différents filtres disponibles au niveau des tableaux de bord permettent d’obtenir une vision par collaborateur si vous être manager, par centre de coût ou par fournisseur si vous êtes acheteur, et par imputation si vous êtes comptables. Vous pouvez suivre chaque demande d’achat, les engagements par nature d’achat, par fournisseur.

Des restitutions graphiques ou par tableau sont facilement exportable au format Excel si besoin.

Coordonnées

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LOCALISATION
C-Log International
2/4 rue du centre
93160 Noisy Le Grand

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Téléphone et Fax
Tél : +33 (0)1 55 85 11 95
Fax : +33 (0)1 55 85 11 90

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