Logiciel gestion des achats – Indirects, hors production

AMÉLIOREZ DURABLEMENT VOTRE RELATION

AVEC VOS FOURNISSEURS

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Gagnez en efficacité avec un logiciel de gestion des achats

À l’aide d’une interface unique permettant de gérer tout le cycle de vie des achats indirects : demande d’achat, édition du bon de commande, réception de la commande, réception et lecture intelligente de la facture, rapprochement automatique commande facture, bon à payer.

Icone réglage.

Réduisez vos risques opérationnels l’aide d’un processus achat complet

Le processus de procurement est sécurisé.
Terminé les achats sauvages.
Contrôle de la conformité.

Icone horloge.

Réduisez vos les coûts et les délais de traitement

En supprimant les échanges par mail ou les navettes de distribution et les copies de demande d’achat ou de validation de facture. Le processus est 100% numérique, il est optimisé et sécurisé. Chaque demande est gérée, classée et stockée dans un référentiel unique, accessible depuis un simple navigateur.

Le processus achat hors production ou indirect ne peut plus rester le parent pauvre du numérique !

Combien de demandes d’achat sont réalisées hors politique d’achat ? et en dehors de tout processus ? et ce malgré des situations bien connues que nous constatons chaque jour :

  • Aucune vérification du niveau d’engagement de dépense par rapport au budget,
  • Aucune validation hiérarchique,
  • Une commande passée auprès d’un fournisseur non référencé,
  • Une facture qui sera reçue par le Service comptabilité sans en connaître l’origine,
  • Une facture réglée sans bon à payer.

Pourquoi digitaliser le processus achat 

Procure To Pay ?

La digitalisation du processus complet achat / paiement est une des clés pour vous permettre de piloter vos achats indirects. Digitaliser les procédures d’achat permet de diminuer les coûts de traitement pour ainsi réaliser des économies, gagner du temps, suivre votre budget, diminuer les risques opérationnels et notamment le risque de fraude.

Digitaliser le processus achat signifie par conséquent la fin des achats sauvages et permet de sécuriser le processus d’achat pour que vous puissiez le piloter efficacement et disposer d’une vision globale sur l’ensemble des achats de votre entreprise.

Chaque utilisateur va pouvoir faire sa demande d’achat à l’aide d’un formulaire électronique, la faire valider au travers un workflow selon son niveau d’engagement de dépense ou sa position hiérarchique, suivre son budget. Vous allez pouvoir raccrocher une demande à un contrat.

Le service achat est en mesure de référencer des fournisseurs, éditer un bon de commande, suivre les achats par direction, par centre de coût, par fournisseur.

La réception de la commande est directement réalisée par le demandeur.

Le rapprochement commande / facture est automatique et soulage la comptabilité ainsi que l’acheteur. La facture, pour obtenir le bon à payer est directement adressée au demandeur initial. Ainsi, aucune perte de temps, la bonne information à la bonne personne au bon moment. Un processus fluide qui diminue les tâches chronophages.

Icone de documents avec deux personnes.

Qu’est-ce que les achats hors production / indirects ?

Les achats indirects aussi appelés hors production ou non stratégiques concernent les produits et les services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise mais qui ne sont pas directement liés à son cœur de métier. Ainsi, au sein de cette typologie d’achat, on retrouve par exemple, les dépenses d’investissement (CAPEX), les prestations intellectuelles, les frais généraux, les flottes automobiles, les transports, …

Ce type d’achat représente en moyenne tout de même 30% du volume d’achats, alors que 80% des entreprises reconnaissent ne pas avoir une vision globale des achats indirects.

Dans bon nombre d’entreprises un tableur fait office de solutions, mais nous connaissons tous les limites d’une telle approche !

Et pourtant les enjeux des achats indirects sont nombreux !

La question ne se pose plus pour les achats stratégiques ou cœur business. Ils font l’objet depuis fort longtemps d’une gestion structurée à l’aide de processus bien établis et de logiciels ou de solutions intégrées. Ce n’est pas le cas des achats indirects qui, pour 80% des entreprises, sont mal gérés.

Et pourtant la gestion des achats indirects mérite d’être optimisée car ces achats ponctuels ou irréguliers, s’ils sont bien gérés, peuvent constituer un véritable gisement d’économie.

Vous souhaitez :

  • Stopper les achats sauvages,
  • Piloter et sécuriser la totalité du processus : de l’achat au paiement,
  • Réconcilier achat et finance,
  • Rationaliser le nombre de fournisseurs.

 

Icone de documents avec deux personnes.

Workey P2P, une solution de « purchase to pay » intégrée qui sécurise et facilite le processus achat

Cette application web simple et intuitive propose en standard un ensemble de fonctionnalités riches :

  • Dématérialisation de la demande d’achat à l’aide d’un formulaire,
  • Workflow de validation hiérarchique et par niveau d’engagement de dépense,
  • Référencement des fournisseurs,
  • Edition d’un bon de commande,
  • Gestion des réceptions totales ou partielles,
  • Lecture intelligente des factures,
  • Rapprochement automatique commande/facture,
  • Workflow de validation de la facture et bon à payer directement depuis la solution ou au travers un parapheur
  • Classement en GED de l’ensemble des pièces : commande, bon de livraison, facture,
  • Tableaux de bord de pilotage des achats / commandes / factures,
  • Recherche.

Workey P2P, vous aide à piloter en temps réel vos achats

La digitalisation du processus de demande d’achat, de traitement des commandes et des factures fournisseurs à travers la solution Workey P2P va permettre de tracer et de recueillir de nombreuses informations que la solution va pouvoir exploiter et présenter au travers de tableaux de bord.

Vous allez pouvoir ainsi mesurer la performance du processus à l’aide de différentes métriques :

  • Nombre de demande d’achat par mois,
  • Nombre de commande réalisée par mois,
  • Nombre de rapprochement automatique commande/facture par mois,
  • Nombre de rapprochement manuel par mois,

De même vous allez pouvoir mesurer la performance financière à l’aide d’indicateurs clés :

  • Ventilation des achats par centre de coût,
  • Montant des commandes réceptionnées non facturées,
  • Montant des factures réceptionnées non réglées,

Et pour finir, Workey P2P vous permet d’analyser la performance de vos fournisseurs :

  • Montant des achats par fournisseur,
  • Nombre de factures en litige par fournisseur,
Image d'un calendrier tenu par deux personnes.
Image d'une facture tenu par deux personnes.

Une solution de gestion des achats personnalisable afin de répondre à l’ensemble de vos exigences

Workey P2P est une solution qui intègre un moteur puissant de workflow et une GED pour stocker l’ensemble des pièces (achat, commande, bon de livraison, facture). Tous les éléments de la solution sont personnalisables sans aucun développement :

  • Tableau de bord,
  • Workflow de validation des demandes d’achat
  • Workflow de validation des factures
  • Edition et dématérialisation du bon de commande
  • Formulaires de saisie des informations concernant la demande d’achat,
  • Statistiques de suivi,
  • Lecture automatique des factures,
  • Plan de classement en GED.

Une solution de dématérialisation des achats qui apporte de nombreux bénéfices

Workey P2P, solutions de dématérialisation des achats indirects, est source de nombreux bénéfices pour tous les services de l’entreprise : achats, direction financière, direction générale. Elle permet une réduction des coûts, des gains de productivité, un renforcement du contrôle de conformité.

 

Icone réglage.

Bénéfices pour
le service achat

  • La fin des achats sauvages,
  • Un pilotage de l’ensemble de la demande: de l’achat au paiement,
  • Relation renforcée avec les fournisseurs,
  • Obtention de meilleures conditions financières,
  • Respect des délais et engagements contractuels.
Icone euros.

Bénéfices pour
la direction financière

  • Un suivi en temps réel des dépenses par centre de coût,
  • Un gain de temps dans le traitement des factures,
  • Renforcement du contrôle de conformité.
Icone conversation et chapeau de diplomés.

Bénéfices pour
la Direction générale

  • Une réduction des coûts de traitement de 50% à 60%,
  • Un processus digitalisé et sécurisé qui réduit les fraudes,
  • Une démarche 0 papier qui permet de supprimer des pertes et risques potentiels liés à une gestion manuelle,
  • Une solution simple et facile d’utilisation pour une acceptation rapide par l’ensemble des collaborateurs.

Coordonnées

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LOCALISATION
C-Log International
2/4 rue du centre
93160 Noisy Le Grand

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CONTACT
Téléphone et Fax
Tél : 01 55 85 11 95
Fax : 01 55 85 11 90

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