Logiciel contrathèque

Un référentiel sécurisé unique pour l’ensemble des contrats

Dans bien des cas, les contrats signés sont numérisés et stockés dans un répertoire partagé au format PDF, et un fichier Excel, mis à jour avec difficulté, tente d’assurer le suivi du contrat. Cet exercice trouve vite ses limites dès que le nombre de contrats devient important et que le partage d’information est essentiel. Les contrats ne sont pas réservés exclusivement au service juridique.

Une contrathèque devient vite indispensable pour donner un accès à l’information et donner de l’autonomie à chaque collaborateur dont la fonction nécessite un accès à certains contrats.

Ainsi, chaque contrat et quelque soit sa nature (fournisseur, client, partenaire, …) est centralisé dans un référentiel unique ce qui permet d’en facilité la recherche. En effet chaque contrat est enregistré à l’aide de méta-données afin de caractérisé le contrat comme par exemple : nom du fournisseur, type de contrat, échéance, …

Un accès facilité à l’information sur l’ensemble des contrats

Une contrathèque ne stocke donc pas uniquement le contrat numérisé mais un ensemble d’information qui permettra d’en faciliter la recherche à partir de différents critères. A l’aide de filtres il sera très facile de lister les contrats d’un fournisseur, ou bien les contrats de telle catégorie, les contrats qui arrivent à échéance dans 3 mois, …

Accéder à un contrat et prendre connaissance de certaines clauses est une opération qui devient simple et rapide pour toute personnes habilitée à accéder à la contrathèque.

Réduire les coûts de suivi des contrats

Suivre et gérer les contrats depuis un tableau Excel est une activité chronophage et à risque dès que le nombre de contrats est important. Il devient très difficile de suivre les échéances et les engagements contractuels.

Une contrathèque apporte  des automatismes qui facilitent la gestion au quotidien des contrats.

• Vous êtes alertés dès qu’un contrat va arriver à échéance
• Vous êtes alertés par rapport aux engagements contractuels que vous avez inscrit dans le contrat
• Vous pouvez générer une lettre de résiliation par publipostage à l’aide d’un courrier type
• Les dates d’échéance, anniversaire, …, sont calculées automatiquement

Dématérialisation des contrats

La digitalisation du processus de gestion des contrats à l’aide d’une contrathèque est une des clés pour vous permettre de réduire les risques opérationnels, de donner de l’autonomie aux équipes en charge de gérer les contrat, de piloter vos contrats.

Une contrathèque est un espace sécurisé d’enregistrement des contrats mais aussi un espace qui permet de gérer facilement l’intégrabilité du cycle de vie d’un contrat grâce à des fonctionnalités d’aide à la création des contrats, de validation des contrats (workflow), de signature électronique, de rappels automatiques sur les échéances, de suivi des engagements contractuels.

Depuis une interface unique il devient très facile de retrouver un contrat, une clause et ce par un moteur de recherche ou bien une classification par filtre.

Une contrathèque vous apporte les fonctions suivantes :

• Enregistrement de contrats
• Pré-saisie automatique des informations contractuelles à partir de méta-données
• Recherche multi-critères
• Filtre de recherche
• Droits d’accès sur les contrats
• Suivi de l’exécution du contrat
• pilotage et reporting

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