La gestion des fiches de non conformité
actions correctives, préventives
dans un processus qualité QHSE

Icone histogramme avec une flèche.

Déclarer rapidement et facilement
une non-conformité

Icone euros.

Qualifier la non-conformité
et déterminer les causes

Icone avec un point d'exclamation.

Déclencher des actions correctives
et les mesurer

Qu’est ce qu’une non conformité ?

Si on reprend la définition unanimement reconnue dans la gestion de la qualité, une non-conformité est la non satisfaction d’une exigence ou la déviation par rapport à une spécification, un standard ou une attente. Elle indique donc que quelque chose a été défaillant dans un processus, un service ou bien un produit. En fonction de leur gravité, les non-conformités sont usuellement classées comme critiques, majeures ou mineures. 

Par conséquent il est nécessaire de permettre de déclarer facilement une non conformité ou fiche d’amélioration afin de pouvoir la traiter en :

  • en réalisant des actions immédiates (actions correctives)
  • d’analyser la cause racine
  • de réaliser un travail de fond (actions préventives)

Quelles sont les origines d’une NC ?

Les différentes sources à l’origine d’une NC sont :

les tiers : clients, fournisseurs, partenaires, actionnaires

Vos engagements contractuels ne sont pas respectés

La direction

Non respect des directives, procédures et règles de bonnes pratiques à appliquer sur le terrain.

Les normes applicables

Non respect d’une norme pour laquelle vous êtes certifiés (ISO 9001 par exemple)

La réglementation

Non respect de la loi conformément à face à une exigence légale et réglementaire applicable

Quels sont les différents types de non conformités ?

On peut ainsi distinguer au sens large de la non-satisfaction, des NC liées :

  • à un produit
  • à une prestation service
  • à des incidents au cours d’activité d’exploitation (chaîne de production, installation, transport, intervention, mise à jour, …) ;
  • à des procédures : non-satisfaction aux exigences du système qualité ;
  • à des anomalies dont l’origine peuvent être
    – des défauts : non-satisfaction aux exigences de l’utilisation prévue ;
    – des dysfonctionnements : non-satisfaction dans un fonctionnement ou dans un processus ;
    – des défaillances : inaptitude à  accomplir une fonction requise
    – des écarts entre le niveau de qualité désiré et la qualité effectivement obtenue

Instruction et action

Comment déclarer une fiche de non conformité ?

Afin de signaler facilement et rapidement une non-conformité il est important de la saisir au travers un formulaire de non-conformité afin de guider l’utilisateur dans la saisie de la non-conformité mais aussi pour assurer la traçabilité de son traitement. A minima une non-conformité doit comporter les éléments essentiels à sa qualification :

  • identification de la personne qui déclare la NC
  • la description de la NC avec notamment :
    • son origine (fournisseur, client, interne, …)
    • ses causes
    • ses conséquences

Comment traiter une fiche de non conformité : instruction et action

Une fois renseignée, la non-conformité doit être traitée et par conséquent, toujours dans un souci de traçabilité, la fiche de non-conformité doit être complétée par un instructeur :

  • définition des mesures correctives et attribution d’un plan d’actions
  • définition éventuellement des mesures préventives et attribution d’un plan d’actions

Chaque plan d’actions est attribué à un responsable d’actions en charge de réaliser les traitements ad hoc.

La dernière étape consiste à compléter la fiche concernant les mesures des actions menées :

  • mesure des actions correctives : efficace, peu efficace, pas du tout efficace
  • mesure des actions préventives : efficace, peu efficace, pas du tout efficace

en fonction des mesures un nouveau plan d’actions peut être mené.

Le processus de traitement des non conformités afin de suivre les incidents

Le processus de traitement des non-conformités doit être un véritable processus de collaboration et de traçabilité entre le déclarant et les différents intervenants lors de son traitement.

Chaque collaborateur de l’entreprise doit être en mesure de saisir un incident afin que ce dernier soit qualifié puis traité par le responsable qualité.

  1. Phase de déclaration
  2. Phase de qualification
  3. Création d’un plan d’actions pour des mesures correctives et ou préventives
  4. Traitement des actions
  5. Mesure des actions
  6. Clôture de la non-conformité (toutes les mesures sont satisfaisantes)

La gestion des non-conformités

Un logiciel de gestion des non-conformités devient vite indispensable pour votre entreprise. Les solutions bureautiques classiques (fichier Excel ou autre) trouvent vite leurs limites et ne permettent pas de répondre aux différents enjeux. Pourquoi ? tout simplement un tableur Excel ne permet pas :

  • De tracer les différents échanges
  • De gérer facilement les droits
  • D’associer à une non-conformités plusieurs plan d’actions
  • et bien plus encore …

La multiplicité des colonnes dans un fichier excel ne facilite pas non plus son usage. Est ce que l’on se permettrait aujourd’hui de faire un CRM avec Excel ? Non. Alors pourquoi ne pas utiliser une solution simple, efficace pour vous accompagner et vous aider quotidiennement dans votre mission qualité ?

Les bénéfices sont nombreux et contribuent à l’amélioration continue de votre système qualité :

  • Un référentiel unique avec l’ensemble des réclamations client ou non conformité
  • Un accès immédiat à chaque fiche, afin d’en connaître l’origine, la cause, la priorité, les actions entreprises
  • Un pilotage sur l’ensemble du cycle de vie d’une NC
  • Un processus de bout en bout sur toute la chaîne de traitement pour une traçabilité complète
  • Chaque acteur concerné peut suivre en temps réel l’évolution du traitement

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